Der Prüfzirkel der Vertriebssteuerung – Teil 1: Vergangenheit verstehen

Vergangenheit verstehen, Zukunft steuern

Warum ein starker Vertrieb immer in die Vergangenheit blickt

Nur wer die Vergangenheit versteht, kann kluge Entscheidungen für die Zukunft treffen.
In diesem zweiten Teil unserer Serie schauen wir auf die erste und vielleicht naheliegendste Dimension eines leistungsstarken Vertriebsdashboards: die Analyse historischer Zahlen.

Du denkst jetzt vielleicht an Umsatz, Absatz, Margen – und ja, genau da starten wir. Doch was die wenigsten wissen: Die wahre Kraft dieser Kennzahlen liegt nicht im bloßen Anzeigen, sondern im richtigen Verknüpfen und Visualisieren. Und genau da wird dein Dashboard zum Gamechanger.

Vom Zahlenfriedhof zum Erkenntnis-Tool: Was macht historische Daten wirklich wertvoll?

Die größte Herausforderung vieler Dashboards ist nicht der Mangel an Daten, sondern ihr Überfluss – ohne Kontext.
Die Kunst liegt darin, Umsätze in Verbindung zu setzen: mit Zeiträumen, Teams, Regionen oder einzelnen Vertriebsmitarbeitenden. Kunde und Produkt lassen wir heute noch außen vor – die sind so wichtig, dass sie in der nächsten Dimension gesondert behandelt werden.

Der MAT-Trick: Trends erkennen, bevor sie zum Problem werden

Ein klassisches Umsatz-Diagramm zeigt oft Balken pro Monat. Sieht hübsch aus – aber was sagt es dir wirklich?

➡️ Hier kommt der MAT ins Spiel – das "Moving Annual Total".
Er zeigt nicht nur die Monatswerte, sondern bildet zu jedem Zeitpunkt den Umsatz der letzten zwölf Monate ab. Das ergibt eine gleitende Jahresumsatzlinie, mit der du sofort erkennst:
📈 Steigen wir?
📉 Fallen wir?
➖ Oder stagnieren wir?

Mit einem MAT kannst du Entwicklung sichtbar machen, bevor sich jemand beschwert.

Erklärung: Die orange Linie (MAT) zeigt deutlich bergab, weil das Vorjahr wesentlich besser gelaufen ist. Die blauen Balken sehen stabil aus, täuschen aber über das wirkliche Ausmaß des Problems hinweg. Die Situation ggü. Vorjahr ist dramatisch schlecht.

Flexibilität für Führungskräfte: Zeiträume frei wählen können

Ein starkes Dash Dashboard lässt dich flexibel auf Situationen reagieren. Ob für die Quartalspräsentation oder ein Ad-hoc-Meeting:
➡️ Der Zeitraum muss frei wählbar sein.
Wenn das nicht möglich ist, passiert genau das, was niemand will: Der Controller bastelt wieder manuell an Excel-Grafiken.

Ergebnis: Zeitverlust. Frust. Und genau das Gegenteil von dem, was ein Dashboard leisten soll.

Transparenz auf Knopfdruck: Wer performt – und wer nicht?

Eine der wichtigsten Fragen für dich als Vertriebsverantwortlicher:
Wer trägt eigentlich den Umsatz?

Deshalb braucht dein Dashboard:

Eine Filterfunktion nach Teams und Außendienstmitarbeiter:innen
Eine klare Visualisierung von Top- und Low-Performern (z. B. mit horizontalen Balken)

Wenn es keine automatische Umsatzzuordnung zum Außendienst gibt, hast du eine echte Blackbox im System – und niemand weiß, wem er das Gehalt verdankt.

Mehr als Umsatz: Der Auftragseingang als Frühindikator

Bevor Umsatz geschrieben wird, kommt der Auftragseingang (AE).
Er ist dein Frühwarnsystem. Und je nach Geschäftsmodell solltest du ihn auf zwei Ebenen betrachten:

Gesamtprojekte, um das große Ganze zu sehen
Einzelaufträge, um operative Steuerung zu ermöglichen

Idealerweise kombinierst du beides – dann weißt du jederzeit:
🔍 Was ist verkauft, aber noch nicht geliefert?
🔮 Was kommt noch?

Formel-Tipp:
Auftragseingang – Umsatz = Auftragsbestand = Basis für Forecast.

Kombiniert mit einer MAT-Linie liefert dir der AE einen echten Trendvorsprung – noch bevor der Umsatz geschrieben ist.

Ohne Marge ist alles nichts

Umsatz allein sagt nichts – erst mit der Bruttomarge wird aus Umsatz ein Erfolg.
Ein gutes Dashboard zeigt dir sofort:

Welcher Umsatz welche Marge bringt
Welche Produkte durch Boni, Skonto oder Rückvergütungen „entwertet“ werden
Und was wirklich hängen bleibt

Mein Rat: Zeige immer den Nettoumsatz nach Abzug aller Verpflichtungen – und darauf die Marge. Nur so erkennst du echte Leistung.

Vergleich macht sicher: Budget und Vorjahr gehören auf die Startseite

Natürlich brauchst du Vergleichswerte. Deshalb gehören auf die erste Seite deines Dashboards:

Umsatz vs. Vorjahr
Umsatz vs. Budget
Marge vs. Zielwert

Am besten als klare, visuelle Kacheln – damit du sofort siehst, ob dein Kurs stimmt.

Du bist der Held deines Vertriebs – mit dem richtigen Dashboard

Mit diesen Elementen in deinem Dashboard wirst du zum datengestützten Navigator deines Unternehmens.
Du erkennst Trends, bevor sie zum Risiko werden. Du verstehst, wo deine Leistung entsteht. Und du hast jederzeit die Kontrolle.

➡️ Im nächsten Teil schauen wir auf die zweite Dimension: Kunden und Produkte.
Du willst wissen, wer wirklich dein Gehalt bezahlt?

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Ich freue mich auf ein Wiederlesen!

Christoph Reger

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ÜBER DEN AUTOR

Christoph Reger

Christoph Reger ist seit fast 20 Jahren Sales Controller und Experte für moderne Power BI Dashboards von Microsoft.

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