Teil 2/2

Im Teil 1/2 zu diesem Blog haben wir uns die Aussagekraft und Grenzen der Bilanz angeschaut. Feststellbar war, dass die Bilanz für Anteilseigener, Kreditinstitute und Lieferanten einen hohen Stellenwert, aber für deine operative Unternehmenssteuerung wenig Mehrwert bietet, weil sie zu spät fertig ist.

Heute schauen wir uns die Gewinn- und Verlustrechnung daraufhin an, inwiefern sie denn jetzt zur operativen Lenkung deines Unternehmens taugt.

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Schon kommen wir der operativen Steuerung deines Business etwas näher. Mit der GuV ermittelst du immerhin deinen kurzfristigen Erfolg, der als einzelne Gewinnrücklage auch in deiner Bilanz enthalten ist.

Die GuV ist deine kurzfristige Erfolgsrechnung

Ihr Sinn für dich ist, die Gründe für Gewinne und Verluste zu ermitteln: Du stellst im Fast Close (also im schnellen Abschluss eines jeden Monats nach 3-6 Tagen) monatlich fest, welche Umsätze im abgeschlossenen Monat erzielt wurden und welche Aufwendungen (verbrauchte Kosten) diesen Umsätzen entgegenstanden. Dabei werden nur solche Kosten in die Rechnung einbezogen, die zu einer Leistungserstellung geführt haben, also zum verkauften Produkt oder Dienstleistung oder zu einer Bestandsveränderung in deinem Lager zählen.

Als Resultat aus Umsatz minus Kosten im Monat oder Jahr ergibt sich dein Gewinn oder Verlust.

Der Rest deiner Ausgaben wird direkt in der Bilanz verbucht und erhöht lediglich zum Beispiel deine Vorräte oder deine Maschinen im Anlagevermögen. In die GuV fließen davon nur die zeitanteiligen Abschreibungen (AfA) auf dieses Anlagevermögen.

Aber wie aussagefähig ist die GuV eigentlich? Das hängt stark davon ab, welches Verfahren gewählt wird.

Gesamtkostenverfahren versus Umsatzkostenverfahren

Das Gesamtkostenverfahren (GKV)

Die Gewinn- und Verlustrechnung im Jahresabschluss ist in Deutschland üblicherweise nach dem Gesamtkostenverfahren (GKV) gemäß HGB aufgestellt.

Wenn wir steuern wollen muss es unser Ziel sein, den Erfolg der verkauften Leistung für das Produkt zu bestimmen und unsere sonstigen Fixkosten zu bewerten.

Das GKV hat dabei die Eigenschaft, dass du keine direkte Zuordnung der reinen Produktionskosten zum verkauften Produkt hast, weil

·        in der Leistung auch noch die Bestandsveränderungen (+ oder -) sowie aktivierte Eigenleistungen mit einfließen

·        die Kosten nach ihrer Art gegliedert sind (Material, Personal, Abschreibungen)

Entscheidender Nachteil des GKV

Wie ermittelst du aber nun die Rohmarge deiner Produkte, also Umsatz minus direkte und indirekte Kosten deines Produkts? Woher weißt du, ob dein Vertrieb rentabel verkauft hat? Und ob dein Rohmargenziel erreicht wurde?

Dieser Nachteil des Gesamtkostenverfahren ist entscheidend für deine operative Steuerung! Das hat die internationale Finanzwelt klarerweise längst erkannt und daher für alle börsennotierten Unternehmen die Bilanzierung nach IAS (International Accounting Standards) mit dem UKV vorgeschrieben.

Das Umsatzkostenverfahren (UKV)

Das UKV ist bei Unternehmen üblich, die IAS anwenden und es wird auch als Wahlmöglichkeit im HGB angeboten.

Vorteile des UKV:  Der Erfolg aus dem Verkaufsprozess deiner Produkte und Dienstleistungen wird in einer Kennzahl namens „Bruttoergebnis vom Umsatz“ gezeigt, also der reinen Differenz (=Marge) zwischen Nettoumsatz und Materialkosten sowie direkten Produktionskosten. Dies ist ein wichtiger Indikator für deine operative Steuerung, wenn du ihn in Relation zu deinem betriebswirtschaftlichen Nettoumsatz setzt.

Diese Marge oder auch Gross Profit genannt in % vom Nettoumsatz ist dein wichtigster Ergebnistreiber!

Die Vertriebskosten, Marketingkosten und Administrationskosten (Personalwesen, Controlling, Buchhaltung) werden in einem separaten Kostenblock nach diesem Gross Profit abgezogen und sind kurzfristig betrachtet fast immer Fixkosten. Sie vermitteln dir aber ein gutes Bild deiner sonstigen Kosteneffizienz, insbesondere wenn du Vergleiche zum Budget oder Vorjahr anstellst.

Das EBIT (Earnings before Interest and Taxes)

Nach dieser Formel errechnet sich im UKV dein Ergebnis, auch EBIT genannt:

Betriebswirtschaftlicher Nettoumsatz (nach evtl. Rückvergütungen Bonus oder Skonto an Kunden)

./. Materialkosten

./. direkte Kosten von Produkt und Produktion

./. indirekte Kosten für Produkt und Produktion

= Gross Profit (auch gerne in % zum Nettoumsatz in Relation gesetzt ist dies eine wichtige Kennzahl)

./. Vertriebskosten

./. Administrationskosten

= EBIT

./. Zinsen & Steuern

= Profit / Loss (Gewinn oder Verlust)

Aber aktiv steuern lässt sich dein Unternehmen damit weiterhin nur sehr begrenzt und das liegt an diesem Umstand:

Der Fast Close Monatsabschluss kommt immer zu spät

Auch hier gilt: Die Margeninformation und Kostenabweichungen kommen mindestens 4-6 Wochen zu spät! Denn der Verkauf ist schon weit vorher zwischen Vertrieb und Kunde vereinbart. Der Auftrag wurde schon lange in der Produktion verarbeitet und der Umsatzerfolg wird erst nach deinem nächsten Monatsabschluss sichtbar. Zu spät, um noch gegenzusteuern!

Gleiches gilt für die Kostenseite in Verkauf und Administration. Ausgegeben ist ausgegeben. Ob das nun im Budget vorgesehen war oder nicht weißt du wieder erst wenn es zu spät ist. Margen- und Kostenkontrolle fangen also weit vorher an!

Was sind die Gewinn- und Verlusttreiber im Unternehmen?

Kurze Antwort: Die Absatzmenge. Der Verkaufspreis. Die Einkaufskosten. Die Produktionskosten. Die Vertriebs- und Verwaltungskosten.

So in Kurzform könnte man deine wichtigsten Erfolgstreiber im Unternehmen identifizieren, weil es natürlich die Hauptkomponenten deiner GuV sind. Aber viele Randfaktoren bestimmen deren Höhe:  

Beispiel Marke: Eine gut etablierte Marke oder auch ein gefragtes Nischenprodukt treiben deinen Preis und damit die Margen im Verkauf in die Höhe, weil du bessere Preise beim Kunden durchsetzen kannst.

Beispiel Einkaufsmenge: Gute Einkaufskonditionen sind oftmals mengenabhängig und können den Herstellungspreis drücken. Je größer deine Einkaufsmenge, desto niedriger ist in der Regel der Preis pro Material.

Beispiel Produktionskosten: Sie hängen ganz direkt an der Output-Menge, den Losgrößen, dem Grad der Automatisierung, dem Lohnniveau am Ort und den eingeführten Prozessen in der Fertigung.

Natürlich gibt es weitere relevante Gebiete wie Lagerhaltung, Versand, Logistik, Zinsen der Kredite usw., die wir dem Überblickswissen geschuldet für heute bei Seite lassen wollen.

Die wichtigsten Erfolgstreiber sind der Preis und deine Absatzmenge

Diese drei Beispiele zeigen, dass Preis und Absatzmenge eigentlich alles im produzierenden und Dienste leistenden Unternehmen beeinflussen. Das heißt, dem Vertrieb fällt hier eine entscheidende Bedeutung bei der Unternehmenssteuerung zu. Deine Verkäufe in Anzahl und Qualität und deren gute Planbarkeit in der Produktion bestimmen zu 2/3 deinen Erfolg.

Entscheidend ist, dass du an allen relevanten Ecken mit deinem Controlling aller Bereiche beginnen kannst, BEVOR irgendein Abschluss fertig ist.

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Herzliche BI-Grüße

Ihr Christoph Reger, MBA