Fast Close im Mittelstand: Genügt das zur Unternehmenssteuerung? Teil 1/2

Dein Fast Close ist eingeführt? Dein Monatsabschluss ist also nach 4-6 Tagen fertig? Glückwunsch! Aber leider überholt dich die Konkurrenz weiterhin auf der linken Spur. Denn bis die Kommentierung steht und das monatliche Review Meeting nach weiteren 5-10 Tagen erfolgt ist, weißt du noch gar nichts über die Gründe deiner Abweichungen.

Wer auf das Finanzreporting wartet, ist 3-6 Wochen zu spät dran

Du bist nicht nur die 10-20 Tage wegen des Abschlussprozesses zu spät dran, sondern mindestens weitere 3-6 Wochen, um Probleme vorher zu erkennen und gegenzusteuern zu können. In diesem und den folgenden Blogs zeige ich dir anhand von vielen Praxisbeispielen auf, wo die Probleme und Lösungen im Berichtswesen genau liegen.

Wir starten mit ein wenig Basiswissen zur Aussagekraft der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. Wenn Du das überspringen möchtest, kannst Du hier sofort mehr über deine grundsätzlichen Probleme im Reporting erfahren!

Aber gehen wir deinen Monats- und Jahresabschluss einmal in Kurzform durch. Welche Aussagekraft bietet dein Finanzreporting überhaupt?

Die Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung

Die Bilanz

Du bist bekanntlich als Unternehmer einmal im Jahr verpflichtet, mindestens eine Handels- und Steuerbilanz aufzustellen. Damit zeigst du der Außenwelt nichts anderes, als wie du das Geld im Unternehmen investiert hast (Aktivseite) und wo dieses Geld herkommt (Passivseite).

Aber der Zeitpunkt der Veröffentlichung liegt so spät nach dem Bilanzstichtag, dass du selbst damit nichts mehr operativ anfangen kannst.

Die Stakeholder (Interessenten) deiner Bilanz

Nur Banken und Anteilseigner werden deine Zahlen analysieren und könnten z.B. ablesen, dass deine Forderungen an Kunden gegenüber dem Vorjahr gestiegen sind. Die Gründe dafür erfahren Sie dann irgendwo von dir im Anhang.

Bilanzbuchhalter, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer erstellen aus deiner Handelsbilanz dann noch die Steuerbilanz für das Finanzamt, um die Steuerschuld auf deinen Gewinn zu ermitteln, die als latente Steuern im Ergebnis nach Steuern schon voraus berechnet wurden.

Deine Liquidität ist wichtig für dein Rating

Mittels der in Cash umwandelbaren Aktivapositionen wird ein Urteil über dich gefällt, wie es um deine Liquidität steht. Profis unterscheiden hier noch zwischen der Liquidität 1., 2. und 3. Grades. Aber ganz im Ernst, jede Bilanz lässt sich ganz legal etwas tunen, z.B. indem du Zahlungen von Kunden schneller eintreibst oder Lieferantenziele zum Stichtag überziehst. Damit entspricht die Liquidität in der Bilanz nicht mehr dem unterjährigen Normalfall, den du aber auch kurzfristig steuern musst. Aus den Liquiditätskennzahlen und mehreren anderen Faktoren wird dir ein Rating zugewiesen, das für deine Bonität bei Krediten entscheidend sein kann. Je besser deine Liquidität, desto geringer werden die Sicherheiten und Zinsen für neue Kredite sein.

Kapitalintensives Business Modell oder Dienstleistungssektor?

Das interessierte Publikum ermittelt auch die grundsätzliche Struktur deines Geschäfts, also ob du z.B. einen großen Fuhrpark oder Maschinenpark benötigst, der viel Kapital bindet und wie dieses Anlagevermögen kurz- und langfristig finanziert ist. Sie benchmarken dich dann an vergleichbaren Branchen, ob dein Modell zu kapitalintensiv ist oder ob du zu hohe Kosten in deinem Dienstleistungsunternehmen fährst.

Dein Verschuldungsgrad

Sie errechnen noch deinen Verschuldungsgrad und stellen fest, wie lange du beim vorliegenden Gewinn brauchen wirst, um deine Schulden zurückzubezahlen (Schuldentilgungsdauer).

Auf der Passivseite können sie sehen, wie hoch deine Eigenkapitalquote ist und im Verhältnis zur Bilanzsumme dann eben auch deinen Verschuldungsgrad.

Fallen die Kennzahlen ungünstig aus, verschlechtert das deine Bonität ggü. Lieferanten und Kreditinstituten.

Der Cash Flow

Sie können deinen Cashflow zumindest zum Bilanzstichtag berechnen, also wie viel echtes Geld aus allen Transaktionen ins Unternehmen zurückgeflossen ist. Denn aus diesem Cashflow hast du deine Investitionen getätigt, deine Rohmaterialien gekauft und deine Mitarbeiter und Mieten bezahlt. Hier zeigt sich dann auch, ob du weiteres Fremdkapital benötigt hast, um dein Wachstum zu finanzieren oder ob du alles aus eigenen Cash Flow Überschüssen bezahlen konntest.

Aber was hilft dir die Bilanz im Tagesgeschäft am Jahresende?

Im Prinzip zeigt sie dir nur deine strukturellen Stark- und Schwachstellen im Unternehmen auf, an denen du langfristig arbeiten solltest. Zum Beispiel könntest du deine Forderungen verringern, indem du kürzere Zahlungsziele mit deinen Kunden vereinbarst oder mit Lieferanten längere Zahlungsziele verhandelst.

Solide Vorjahresbilanzen entscheiden über dein Rating

Eine solide Bilanz hilft dir bei den kurz- und langfristigen Kreditverhandlungen mit Geldgebern. Sie führt auch zu einem gewissen Rating bei Agenturen, was sich auch deine Lieferanten wieder zunutze machen, um dein maximales Obligo zu bestimmen, also wie viel Ware sie dir auf Ziel liefern werden.

Alles ziemlich komplex oder? Das liegt an den vielen Vorschriften im Handels- und Steuerrecht, wofür du Bilanzbuchhalter und Steuerberater beschäftigen darfst. Sie benötigen im Normalfall einige Wochen bis Monate, bis die Zahlen endgültig fertig gerechnet und testiert sind.

Die Lösung: Mit einem internen Power BI Dashboard schneller an die entscheidenden KPIs kommen

Wie wäre es aber, wenn du deine wichtigsten KPIs, vielleicht mit einer 90%igen Genauigkeit, auch unterjährig und sogar jeden Tag abrufen könntest? Womit willst du sonst dein operatives Geschäft steuern, damit sich deine Bilanzkennzahlen langfristig verbessern?

Lies hier weiter über das operative, interne Berichtswesen und seine heute üblichen Probleme.

 

Nach der Bilanz nehmen wir im nächsten Blog deine Profitabilität in der GuV unter die Lupe.